Dal 30 giugno la casella di Posta elettronica certificata è divenuta obbligatoria per tutti i soggetti con attività d'impresa.

Quindi anche le imprese individuali, oltre ai professionisti e tutte le attività d'impresa, devono dotarsi di Pec, pena l'irrogazione di sanzioni pecuniarie.

Cos'è la Pec? E' un sistema di posta elettronica i cui attori sono il mittente (colui che spedisce), uno o più destinatari (colui o coloro che ricevono) e i loro gestori (chi garantisce il servizio assumendosi la responsabilità).

La Pec serve a fornire al mittente la prova, con valenza legale, dell'invio e consegna di documenti informatici. A fornire tale prova è il gestore del servizio, il quale invia al mittente un messaggio di ricevuta dell'avvenuto invio e, successivamente, dell'avvenuto (o mancato) recapito.

Quindi, rispetto alla normali email, al mittente arriva la ricevuta di conferma non dal provider ma dal gestore accreditato di Pec, iscritto in apposito elenco tenuto dall'Agenzia per l'Italia Digitale. Analogamente, anche al destinatario viene fornita un'attestazione.

Di tutte le fasi viene tenuto un registro (i cosiddetti "log") e i gestori garantiscono l'autenticità del mittente, certificando il contenuto. E' come se il destinatario firmasse per ricevuta una copia del documento consegnatogli personalmente, senza però alcuna possibilità di negare l'autenticità della propria firma.

I gestori della Pec sono tenuti a conservare per trenta mesi le ricevute. Quindi è comunque consigliabile, dati i tempi più lunghi di eventuali contenziosi, salvare sul proprio pc (con adeguati backup di sicurezza) email e ricevute varie.

Da ricordare inoltre che se si vuole la certificazione anche degli allegati, il mittente deve firmarli digitalmente separatamente, altrimenti la certificazione si limita al testo del messaggio.